A la poursuite des activités chronophages
Avant d’entamer ma carrière de coach, j’étais Formateur en Informatique. Afin de vendre mes prestations, j’ai trouvé une technique de prospection très simple :
Je proposais à mes prospects un «diagnostic gratuit des activités chronophages». J’y passais une journée entière, relevant dans l’activité de chaque personne concernée, ce qui lui prenait plus de temps que nécessaire. Le soir-même, je constituais un rapport d’environ 7 pages, qui listait ces activités et en proposant des solutions. Pratiquement 50% des anomalies relevées étaient liées à la formation en informatique. En effet les professionnels qui n’étaient pas (ou pas assez bien) formés à l’outil informatique, perdaient un temps fou !*
S’ils choisissaient la solution de former leur personnel, j’étais le formateur tout indiqué. Non seulement j’avais déjà un pied dans l’entreprise (ce qui est ENORME commercialement parlant), mais en plus pendant ces journées de diagnostic, je proposais «au passage» des solutions immédiates, qui avaient pour moi la valeur de petites astuces, mais pour les bénéficiaires de cette nano-formation, j’apparaissais parfois comme le messie !
Par exemple, lors d’un diagnostic, j’ai remarqué que les pages des gros documents de l’entreprise étaient numérotées au stylo… C’était si aberrant, qu’au début, j’ai cru que c’était une pratique d’ordre légal, liée à l’activité de l’entreprise. Heureusement, j’ai eu la curiosité de demander pourquoi ils étaient contraint de numéroter à la main. C’est alors que j’ai appris que c’était parce que personne dans l’entreprise ne savait utiliser Word pour numéroter les pages… J’ai donc fait une démonstration de 3 minutes, laissant mon interlocutrice prendre des notes, et à partir de la pause de midi, on ne parlait plus que de moi dans les couloirs !
Cet épisode paraît surréaliste, mais c’est ce qu’on appelle «l’ancrage d’une habitude». Après avoir essayé sans succès, et à maintes reprises, l’outil de numérotation automatique, la secrétaire a décidé, d’un commun accord avec la Direction, de numéroter le document au stylo. La deuxième fois, les mêmes difficultés sont apparues, et ils se sont vite rabattus sur le plan B. A partir de la troisième fois ils n’ont même plus essayé. L’habitude était ancrée. Lorsque je suis arrivé, ils avaient même oublié que la numérotation automatique existait.
C’est ainsi dans toutes les entreprises et également dans toutes les vies. Lorsque les premiers magnétoscopes programmables sont apparus, un couple de mes amis ne savait pas comment faire pour programmer l’enregistrement d’un film. Ce couple s’est donc organiser en fonction de ce manque de connaissances. Par exemple, ils ont pris l’habitude de se tenir debout devant l’appareil, prêts à enclencher le bouton au bon moment… Et lorsqu’ils devaient sortir, ils utilisaient une cassette de 3 heures, et lançaient l’enregistrement avant de partir. L’air de rien, ça représentait plus de 2 heures perdues par semaine. Sans oublie le stress qu’apportait la rupture de stock de cassettes de 3 heures…
Tu peux en sourire, mais pas trop… Car ta vie est truffée d’une multitude de pratiques équivalentes. La numérotation automatique et le magnétoscope programmable ne sont que des exemples d’éveil. Quant au diagnostic aboutissant à un rapport de 7 pages d’activités chronophages, tu pourrais le faire aussi.
Mais commençons doucettement, avec un paragraphe, un seul…
Quelle est (à vue de nez) l’habitude chronophage que tu as ancrée, et que tu pourrais résoudre, soit en t’y penchant sérieusement, soit en te faisant aider par quelqu’un qui saura te montrer comment il fait ?
Pourquoi est-ce si important à l’ouverture de ce programme ?
Il y a tellement de raisons ! La plupart d’entre-elles sont psychologiques, et c’est ce qui fait leur force. J’en reparlerai. Mais restons terre-à-terre avec une seule raison, très pragmatique : tu vas gagner 10 à 20 minutes par jour minimum. Tu pourras donc consacrer le tiers de ce temps à lire les modules qui constituent ce programme quotidien, et les 2 autres tiers à t’offrir du temps agréable.
Investir entre 25% et 33% de ton gain pour gagner davantage, c’est une très bonne pratique ! D’ailleurs, à chaque fois que je signais 3 jours de formation chez un client, j’offrais une journée de diagnostic gratuit à un prospect. Ils ne signaient pas tous, mais j’étais globalement gagnant !
A++
Stéphane
* C’est toujours le cas
Un peu d’étymologie : «Chronos» était le dieu grec du temps, et «phage» vient de «φάγος» (phágos), qui signifie «mangeur». Une activité chronophage est donc une activité mangeuse de temps. Beaucoup de gens en déduisent que c’est une activité qui «prend» beaucoup de temps, mais ne te laisse pas piéger par cette interprétation facile ; certaines activités prennent beaucoup de temps, parce que ce temps est nécessaire !
Une véritable activité chronophage est une activité qui TE prend beaucoup de temps, alors que ce n’est pas nécessaire. Il peut s’agir (comme dans mon exemple) d’un manque de formation, ou alors parce que tu donnes beaucoup de ton temps à une activité qui n’apporte rien à tes projets.
Lorsque tu estimes que tu n’as pas le temps, cette estimation peut être revue et corrigée, si tu élimines une ou plusieurs activités chronophages.
Je te laisse cogiter, et faire apparaître une de tes activités chronophages dans les commentaires ci-dessous, ainsi qu’une (ré)solution.
Ce qui me prend clairement trop de temps c’est de chercher certains object clefs dans la maison… Et moi moi la raison en est que nous avons beaucoup beaucoup trop de choses dans cette maison… J’ai déjà fait partie plusieurs mètres cubes l’année dernière et de nouveau j’ai l’impression que c’est pire…
Je veux continuer à trier et trouver une place a chaque chose utile plutôt que de tout laisser là où je me trouve quand je n’en ais plus besoin…
Bonsoir…
Alors je n’ai trouvé pour l’instant qu’une seule activité chronophage (j’en trouverais certainement d’autres vu que je ferais plus attention à ces ancrages…) Il s’agit de relier mon IPhone à ma voiture via un système Bluetooth prise jack… je perds facilement 5 minutes par jour quand je dois prendre plusieurs fois ma voiture dans la journée et d’attention lorsque je le fais en roulant… Car il faut l’allumer via un bouton et parfois il ne démarre pas correctement…
La solution me coûterait 200€ … car mon véhicule est équipé du système intégré donc tout se ferait automatiquement lorsque je le démarre … Mais le système n’est pas mis à jour… donc le système Bluetooth ne fonctionne pas…
Un investissement peut-être nécessaire pour un gain de temps et surtout d’attention…
Pour ma part, l’activité la plus clairement chronophage est la gestion du courrier et de l’administratif. Je mets les choses à faire sur une pile, puis lorsque je cherche des papiers, je passe un temps fou à déplacer ces piles pour trier et payer des factures ou gérer telle ou telle tâche. Les piles s’accumulent bien entendu car je procrastine. Quand je finis par m’en occuper, je le fais bien, mais je trouve ça tellement ennuyeux que je laisse tout pour plus tard, ce qui implique plus de tri et plus de recherches lorsque je m’y mets… j’ai commencé à améliorer la situation en me forçant à moins laisser s’accumuler les choses, mais il y a une énorme marge de progression possible. Ce qui me donnerait plus de temps pour le cœur de mon métier : la créativité.
Bonsoir,
Il y a encore sûrement des activités chronophages dans mon quotidien, je vais mieux observer mes journées ET le noter !
Cet article est complémentaire à une vidéo vue dernièrement, concernant le rubik’s cube et la perception dans l’espace (encore merci Stéphane !), comment aborder l’épreuve !
En réfléchissant sur les jours passés de ce qui m’a plombé, je dirai la gestion des émotions.
J’ai vraiment du mal avec l’injustice surtout quand ça vient d’un client tyrannique, pervers narcissique nous menaçant d’un procès pour nous faire couler qui exige un produit bien précis en étant flou et le pouvoir de pression qu’il a sur mon mari. La peur et le doute étaient capables de me tetaniser des jours entiers. Mais là, j’ai décidé de faire des actions simples et qui me passionnent même au ralenti pour arriver à dédramatiser et rester dans l’instant présent, résultat en fin de journée un gâteau au chocolat et une cuisine enfarinée comme jamais ! Le passage au nettoyage à été une épreuve de clarté aussi bien physique que mentale, personnellement pour me détacher des événements, des personnages et attitudes et pour mon mari celle de se rendre compte de l’impact que celà a eu sur moi et de ma cuisine (d’ailleurs je ne sais pas lesquels des 2 lui a fait le plus d’effet ?!!) malgré mes mises en garde dont il ne tenait pas compte. Sa Perception du SMART nétait vraiment pas SMART !
La bonne nouvelle… Rien ne dure !
Merci la vie pour la leçon !
Un exemple un peu amusant d’abord et que je viens de résoudre. Je perdais un temps fou à démêler les crins collés par la boue faute d’aller chercher dans ma malle le démêlant qui outre le démêlage, allait empêcher pour plusieurs jours cette boue de coller. Je l’ai fait la semaine dernière quand je me suis rendue compte qu’une tierce personne galérait 2 fois par semaine par ma faute. Plus désespérant, je ne classe pas toujours au même endroit les paperasses que j’informatise. Les moteurs de recherche me sauvent…quand j’utilise le même ordinateur ou disque dur ! Oups
Bonjour Stéphane et tous,
En vrac quelques “activités” chronophages :
– regarder plusieurs fois par jour les mails, sms sur téléphone et ordinateur
– lire des offres d’emploi quotidiennes ne correspondant pourtant pas à mes projets, élans
– classer mails, liens, documents dans plusieurs lieux
– rechercher/télécharger plusieurs fois des références et outils sans structurer
– vérifier mon agenda électronique, mes post-it papier et mentaux
– refaire un même travail sans capitaliser pour une prochaine fois
…
Ce sont des exemples de ma vie professionnelle. Je vais voire ce qui émerge dans d’autres champs de ma vie.
Une résolution serait la désactivation, par exemple dû téléphone quelques heures par jour, des envois automatisées d’offres d’emploi inadaptées pour moi, …
Une autre résolution est de concevoir une methodo de veille pédagogique et d’utiliser des outils facilitants
Je vais réfléchir par laquelle je commence.
Bonne année Stephane, bonne année à tous !
Alors une première activité chronophage avec une solution facile…
Je perds beaucoup de temps à chercher mon téléphone.
Précédemment c’etait Surtout les clés qui se perdaient et j’avais trouvé une solution : une sacoche en bandoulière à laquelle les clés le portefeuille et le téléphone sont attachés en permanence par des ficelles. Ça faisait bien marrer mon entourage mais j’avais gagné 1/4h par jour au moins !
Les clés sont toujours attachées, pour me portefeuille j’ai constaté que la ficelle n’etait Plus nécessaire pour qu’il reste dans la sacoche. Pour le tel la ficelle s’est cassée au bout d’un an puis le tel a commencé à se perdre à nouveau…
solution remettre la ficelle !
Merci Stéphane 🙂
Grrrr…
Alors dans la lancée de ma bonne résolution, je cherche un cordon qui pourrait faire l’affaire, je sors le tel de sa coque (par où doit passer le cordon), puis tout à coup j’ai une bien meilleure idée (que j’expliquerai seulement si tout le monde le promet de ne pas la breveter avant moi).
Le temps de rassembler tous les éléments du système… plus moyen de retrouver la coque du téléphone ! 1/2 h que he la cherche !!! Saloperie de résistance au changement… mais je gagnerai !
Je passe également un temps fou à chercher mon téléphone, dans mon sac sur mon bureau, etc… C’est marrant car j’ai une bonne mémoire mais pour mon téléphone : impossible de savoir où j’ai bien pu le mettre.
Paradoxalement c’est depuis que j’ai le temps que je présente des symptômes chronophage !
Auparavant, je ne pouvais me permettre de “perdre du temps”
J’étais dans le respect des dates à échoir (TVA, SALAIRES, FACTURES) pas de temps, pas la place pour en perdre à chercher
Donc méthodique et organisée, je suis maintenant à l’opposé et je perds mon temps à chercher à occuper ce temps, c’esr incohérent
A la fin de la journée, ce temps chronophage a été passé à zapper
Ce n’est pas remettre à plus tard, j’ai des idées plein la tête mais elles ne sont pas rangées et il en résulte que je cherche comme d’autres leurs téléphones, leurs clés
Bonne année Stéphane et à tous ,pour moi je perd du temps sur internet (je remplis le panier)ou dans les magasins pour finir par ne rien acheter la solution serait de ne plus faire les magasins
Bonsoir,
merci pour le lien que je viens de recevoir.
bonne année également.
pour moi les trois points chronophages qui me viennent spontanément,
RANGEMENT STOCK(prod)ET BUREAU (ADMIN)
TACHES ADMINISTRATIVES
REFLEXION STRATEGIQUE ET EXECUTION / MISE EN OEUVRE
Pour ma part ce serait passer trop de temps sur mon téléphone, sur les réseaux sociaux en général. J’ai un seul petit jeu auquel je joue (en équipe avec des personnes que j’ai rencontrées sur le jeu mais que j’ai fini par rencontrer en vrai). Je ne compte pas arrêter ce jeu mais je m’étais dit que je jouerai 2 à 3 fois par jour et finalement c’est bien plus…
Idem que Clotilde, je passe beaucoup trop de temps sur Facebook particulièrement
Bonjour, je pense que c’est une variante de procrastination qui est chronophage chez moi. Je commence un sujet et ne finis pas. Je m’y remets et je ne le finis pas, etc (bon pas tout le temps quand même…)
J’hésite entre deux activités très chronophages :
– comme Clotilde, je joue en ligne et cela me prends beaucoup trop de temps, empiétant sur mon temps de sommeil
– la deuxième est en fait une “non-activité” : parfois, j’ai tellement de choses à faire qui me paraissent tellement énormes à attaquer que, comme le lapin dans les phares, je reste à ne rien faire, assise au coin du feu à bouquiner au lieu de m’activer
C’est fou quand je lis les autres commentaires je retrouve plein de petits trucs qui me concernent, ..ma liste perso serait :
1.Un pseudo perfectionnisme qui me fait regarder mes mails, sms sur téléphone et ordinateur, passer du temps pour les classer en spam, puis dans des boîtes pour “ne pas les perdre”. (et chercher ensuite dans quelle boîte c’est) Ma dernière obsession : la boîte de Réception à zéro (grrr)
– chercher des systèmes de classement et d’organisation meilleurs que les précédents (les systèmes “parfaits”). Les mélanger, passer des heures à reclasser pour m’apercevoir que ce n’est pas encore ça.
Evernote, Trello, Anydo, GTD, Mindmapping…. je cherche le moyen de visualiser, organiser, consigner mes idées, mes projets, mais c’est le B… Je m’améliore et je suis mieux organisée qu’avant, mais cela reste super frustrant de sentir que ma quête de perfection n’est pas du tout terminée.
2.Une “curiosité” insatiable qui me fait perdre des heures sur Internet à chercher des trucs, certes, intéressants, mais inutiles dans l’immédiat. Lire des tas d’articles, de bouquins en même temps, même en lecture “rapide”, c’est très chronophage.
3.Une vieille morale héritée de ma mère “tout faire à la maison”… faire tout de A à Z en cuisine (pâte à tarte, sauce tomate, c’est vraiment long.) Mais sinon j’ai l’impression de manger n’importe quoi…
Je reviens au début,belle année a tous!
Lorsque je me mets a faire du rangement de comptabilité papier,de mails a lire ou détruire..si je rencontre qqch a faire en cours de route par estimation ,peut être incorrecte de l’urgence d’une autre chose non prévue a l’avance ,!
Eh bien je privilégie cette autre chose…
Distraction en cours de processus d’action !
Mauvaise estimation préalable du temps nécessaire pour effectuer telle ou telle tâche, activité : d’où débordement du cadre horaire..regard..culpabilité pour ce retard…. parfois même en estimant très large.. dépassement !
Mieux vaut tard que jamais.. Bonne année à tous. Voici les points que je dois résoudre qui me dévorent le temps :
– l’écran mobile mon ordi a été cassé dans une chute (il y a maintenant 5 mois) Il fonctionne, mais la flèche se met parfois en mode folie douce et elle tape n’import où : j’ai même dû prendre l’habitude de rédiger un brouillon de mes mails sur le bloc-notes car l’écriture directe est insupportable.. Stéphane appellerait cela une chèvre, que j’héberge stupidement. La solution est, bien sûr, de réparer l’écran ou de racheter un ordi, mais j’ai eu d’autres dépenses plus urgentes à faire. Quel soulagement lorsque j’aurai expulsé cette chèvre de ma vie!
– j’ai déjà supprimé tous les réseaux sociaux.
– je me désinscris à tour de bras des flux de mails intempestifs, mais c’est un boulot à plein temps on dirait. Chaque fois que j’achète qque chose sur internet, je suis à nouveau inondée (même en faisant bien attention de décocher tout ce qui est possible).
– Je m’obstine à rester abonnée à la lettre de diffusion de Paris1, parce qu’il y a parfois des pépites incroyables..
– côté administration, mon système de classement chaotique était très pratique, mais ils mettent la clef sous la porte. Je perds un temps fou à traiter les informations qu’ils détenaient et que j’ai récupérées. Je n’applique sûrement pas la procédure la plus rapide. J’ai beau me dire que le mieux est l’ennemi du bien, je manque totalement de discernement pour juger des priorités.
– etc..