Deux listes complémentaires
Je te propose de commencer la partie pratique avec deux outils complémentaire de la gestion du temps. Le premier est très connu. Le second beaucoup moins, parce qu’il existe sous différentes formes (la forme choisie dans ce programme est relativement nouvelle. Elle est inspirée de certaines pratiques liées au «Bullet Journal».
Comme l’image ci-dessus le suggère, je te propose (dans un premier temps) de te délester de ton outil informatique, sauf si tu en es TRES TRES TRES satisfait.
C’est parti :
Très connue : La TODO-LIST
La TODO-LIST qui consiste à énumérer la liste des choses à faire dans la journée. Puis, au fur et à mesure que ces tâches sont accomplies, tu les barres. Cette technique représente 7 grands intérêts dont l’apport est souvent ignoré :
- Notre mémoire est faillible et les sources de distraction sont nombreuses. Une liste toujours présente sous nos yeux a tendance à nous ramener à l’essentiel. Elle peut diminuer le nombre de clics sur l’icône Facebook (et autres procrastinations) de 90% !
- Déterminer les choses à faire dans un ordre stratégique est salutaire dans bien des situations, même si l’ordre défini n’est pas obligatoire (et peut donc être changé)
- Agir en connaissant l’étape suivante, réduit souvent le temps d’exécution de la tâche en cours
- Barrer un travail qui vient d’être fait procure une satisfaction et donc un regain de motivation
- En observant la feuille de loin (sans forcément attacher de l’importance aux items), la liste des éléments barrés (dans l’ordre) vont avoir le même effet qu’une barre de progression. Tu peux donc te dire j’en suis à 30%, 60%, 80%… Ce qui encourage grandement à atteindre les 100%.
- Le fait de barrer un élément avec un simple trait te permet de relire facilement ce qui se trouve sous le trait. Tu peux donc «réviser» ce qui a été fait si tu penses que des compléments doivent y être associés (par exemple, un coup de fil à une administration est barré, donc tu sais que tu attends un document dans les jours à venir).
- La TODO-LIST est un excellent début pour toute personne qui souhaite rééduquer ou améliorer la gestion de son temps. Beaucoup d’autres techniques en dépendent. C’est donc la base. Commencer par la base, permet d’aller plus loin par la suite.
Juste une règle importante : écris jusqu’à 7 tâches sur ta TODO-LIST. Tu peux faire moins, mais pas plus.
Moins connue : CLOUD-LIST
La cloud-list reste une liste de choses à faire. Cependant, elle n’est pas présentée sous forme séquentielle ordonnée, mais sous forme de «nuage»… Les choses à faire sont éparses sur la page.
Si la TODO-LIST est une bonne technique pour ordonner ses actions quotidiennes, la CLOUD-LIST est plus adaptée pour y déposer les tâches de la semaine, voire du mois. Tu y noteras tout ce qui te passe par la tête, même des choses que tu ne feras pas forcément (des idées qui te passent par la tête). De plus, contrairement à la TODO-LIST qui doit tenir compte du temps disponible dans une journée (un nombre de tâches limitées et correctement découpées), la CLOUD-LIST peut contenir aussi bien des petites tâches comme des actions qui nécessitent plusieurs heures.
La disposition en nuage se fait à mesure que tu ajoutes des tâches : plus elles te paraissent prioritaires, plus tu les rapprocheras du centre de ta feuille. Moins elles sont prioritaires, plus tu t’éloigneras vers les bords. L’ordre de priorité n’est donc pas défini de haut en bas, mais du centre vers l’extérieur. Certaines personnes préfèrent des feuilles circulaires aux feuilles rectangulaires A4 (il te faudra un compas et des ciseaux). Il y a aussi les gens qui découpent artistiquement leur feuille pour en faire un nuage.
Les éléments du nuage sont également à barrer. Mais on les barre au moment de les reporter sur la TODO-LIST (et d’autres listes dont nous parlerons plus tard). Le report n’est pas forcément à l’identique. Par exemple, au moment de reporter le projet «Peindre la chambre des enfants» qui ne peut se faire en un seul jour, tu placeras sur ta TODO-LIST la tâche «passer chez Casto pour choisir la peinture». Dans ce cas tu ne barreras pas cet item dans ta CLOUD-LIST, car il s’agit d’un projet composé de plusieurs tâches. Tu ne le barreras de la cloud-list que lorsqu’il sera accompli. Tu peux aussi séparer les actions (acheter la peinture / reboucher les trous / placer la bâche / peindre / etc.) et les placer à différents endroits de ta CLOUD-LIST. C’est à toi de décider et de mixer tout ça à ta convenance, et selon une stratégie qui t’appartient
La CLOUD-LIST convient aux artistes qui ont besoin d’une bonne dose de liberté et de créativité dans leur gestion du temps. Beaucoup de gens pensent que c’est une perte de temps, mais c’est mal connaître la psyché humaine. C’est comme s’ils critiquaient un collègue qui commence sa journée en écoutant le 4ème mouvement de «La symphonie du nouveau monde». Le morceau dure environ 12 minutes, ce qui fait qu’il perd (selon certains) 12 minutes par jour… Or dans les faits, une fois la musique écoutée, il est 2 fois plus rapide qu’eux… Il n’a donc pas perdu 12 minutes, il a gagné 7 heures !
L’avantage de la CLOUD-LIST est qu’elle permet d’ajouter des items à volonté, parfois en écrivant plus petit et en leur frayant une place… Le positionnement des tâches désignant leur ordre de priorité, tu peux insérer une nouvelle priorité, sans refaire une liste ou à avoir recours à une gomme.
Périodiquement, tu seras amené à refaire ta CLOUD-LIST, car ce qui n’était pas prioritaire au début du mois trouvera naturellement sa place (ou pas) au centre de la feuille à la fin du mois.
Je te propose de t’y mettre tout de suite ! Commence par la CLOUD-LIST, et lorsque tu commenceras à réduire le rythme des choses à faire, reporte ce qui est à faire dès demain matin (ou aujourd’hui, si tu lis cet article le matin).
Et donne-moi de nouvelles ! Ça donne quoi cette histoire ? Dans ta tête comme entre tes mains. Puis dans quelques jours, dans ton cœur.
A++
Stéphane
Je me rappelle lors d’un précédent programme avoir dit que la to do ne me convenait pas, qu elle représentait trop de rigueur, une contrainte qui, certes me dépannait, qd ma tête ne suffisait plus et que cela devenait ingérable mais me rebutait. Aussi j adopte volontiers la cloud list qui me rappelle par le côté rêveur que ce que j’y mets est pour atteindre mon objectif et donc ma satisfaction. En fait, je dissémine déjà un peu partout des post it, sur mon bureau, un carnet ou une chemise cartonnée d une couleur qui me plaît, et j y ajoute des post it d humeur, ou motivation pour le fun. C’est en quelque sorte un compromis si je les imagine dans un nuage cohérent. Merci !
J’aime bien l’idée du nuage permettant de placer les choses plus au moins proches du centre. Je vais utiliser ça pour la préparation de mon mois de février. La liste des tâches quotidienne, je l’applique déjà et de façon tellement plus efficace depuis que j’ai cessé d’y mettre “tout ce qui devrait être fait” en me contentant de “tout ce qui peut raisonnablement être accompli”.
Le morceau dure environ 12 minutes, ce qui fait qu’il perd (selon certains) 14 minutes. Or dans les faits, une fois la musique écoutée, il est 2 fois plus rapide qu’eux… Il n’a donc pas perdu 12 minutes, il a gagné 7 heures !”
A mon avis, il a gagné 3h30 de temps productif (ou 3h23 si on affine) par rapport 😉
On pourrait s’interroger sur ce temps improductif si cher et si important chez les artistes. Je me souviens du conseil donné par Eric-Emmanuel Schmitt : prendre du temps pour aller se balader, laisser son mental rêvasser…le cœur de l’inspiration.
Personnellement, j’ai besoin quelquefois de 5 mn de pause mentale pour être plus efficace ensuite. Je me sers de l’outil de cohérence cardiaque, 5mn concentrées sur ma respiration, 5 mn qui me permettent de faire taire mon mental. Après ces 5 mn, le mental est beaucoup plus clair et je peux organiser mes pensées et mes actions beaucoup plus efficacement.
Face à une vie bien pleine, je me sers d’un outil proche de ta cloud-list. Simplement, je découpe ma page A4 format paysage en 4 zones égales et je me sers de la classification de la matrice d’Eisenhower (que tu m’avais fait découvrir dans le programme “Time coach plus”) Urgent_important.
Ceci me permet certes de gérer les feux de l’urgence (souvent en approchant des dates limites) mais surtout de planifier des actions pour les projets qui me tiennent à cœur. Par contre, cette approche me convient dans une approche hebdo,mensuelle, trimestrielle et/ou plus long terme alors que pour la partie quotidienne, j’apprécie la todo list et le plaisir de me voir rayer les différentes actions terminées.
Les listes hebdos/mensuelles doivent souvent être revues en cours de période pour vérifier leur cohérence avec les nouvelles réalités du présent, les imprévisibles et autres ingrédients que la vie voudra bien nous présenter.
J’aime bien toutefois l’approche centrée de la cloud-list et j’imagine bien sa mise en oeuvre sur les projets personnels centrée sur mes importances personnelles du moment (valeurs, besoins, envies).
Merci pour cette belle idée à expérimenter.
J aime beaucoup ton commentaire qui fait du bien, particulièrement ” On pourrait s’interroger sur ce temps improductif si cher et si important chez les artistes. Je me souviens du conseil donné par Eric-Emmanuel Schmitt : prendre du temps pour aller se balader, laisser son mental rêvasser…le cœur de l’inspiration”. Ce temps dans certains lieux incompris, parce que ne montrant pas une vitesse constante que certains savent pratiquer mais acceptent difficilement qu il y ait d’autre façons de faire tout aussi efficaces.
Je fais souvent des listes dans mon boulot mais je pense que je mélange un peu les deux types…
Je vois maintenant tout l’intérêt de dissocier les 2 !
Je m’y mets des demain ! avec déjà quelques idées comme utiliser des feuilles de 2 couleurs différentes
(je n’irai peut être pas jusqu’à découper des nuages mains l’idée est là).
Tiens-moi au courant
Bon jour
Première article tu programmes que je lis
C’est l’attrait des post-it j’imagine
Je me suis créé une toudou feuille que j’aimais beaucoup et que bizarrement j’ai lâché après quelques semaines. Si vous pouviez m’aider à comprendre pourquoi et comment reprendre car elle m’aidait vraiment
A3 délimitée en 4
. Partie gauche, bas, post-it carrés jaunes pour les choses qui se me sont demandées.
. Partie gauche, en haut, les urgences demandées. Post-it Fushia
À droite de la feuille, post-it vert les actions que je prends de mon propre chef. en haut les actions décidées que je trouve importantes
Ça m’aide bien pour m’appuyer dessus dans la journée. Et on pouvait décider avec mon chef où positionner le post-it. Si ce que moi je trouvais moyennement important l’été pour lui. Ce qui est le cas par exemple quand le personnel est impliqué.
En bas j’avais fait un bandeau pour mettre les choses que je dois attendre par exemple la fibre qui doit être posé par le fournisseur internet.
Mais je me suis laissée dépasser apparemment par le temps nécessaire de faire le point en fin ou début de journée pour barrer enlever les post-it traités.. et faire les déclinaisons des choses qui en découlent comme l’exemple de la chambre à peindre de Stéphane .
je faisais à un moment même une copie tous les jours de ce qui avait été fait dans la journée avant d’enlever les post-it les choses faites.. peut-être était-ce à qui était trop laborieux ?
Snif, Je veux reprendre mon outil
Un outil de taille A3, c’est énorme. Ca ne permet pas de gérer les évènements dans le flux. Si tu travailles dans un bureau, l’idéal est le format A4. Si tu te déplaces beaucoup, ce serait le format A5. Ce dernier a été choisi par les aficionados du Bullet Journal.
J’adopte illico le principe des 7 items sur la To-Do list. Les listes à rallonge, c’est très décourageant donc on finit par laisser traîner de désespoir.
Je me faisais déjà des tableaux muraux A3 constellés de post-it papier(répartis dans des cases par secteur d’activité)
Et aussi des “Maps” sur A4 avec les différents projets tout autour, des post-it pour les tâches que j’enlevais une fois la tâche finie. Mais la classification visuelle des priorités du centre vers la périphérie c’est bien plus logique !
Comme je suis en voyage à partir de demain je vais commencer tout de suite sur un des bureaux de mon ordinateur, avec les posts-it virtuel… à suivre. Merci pour cette nouvelle façon de “toucher” mon temps !
Bonjour Mira,
L’idée est d’utiliser du papier et un rayon. De TOUCHER ton temps.
bonjour,
en terme de liste j’utilise l’appli Wunderlist qui permet aussi de gérer des dates d’échéance et de rappel;
un point délicat est dans la création de liste (dossiers) aussi après avoir commencé avec des listes par thèmes (pro, perso, enfants,…) puis urgent , important, archives j’en vient à “première note” et “aide mémoire”.
la difficulté réside cependant dans la gestion des priorités mais si je prend soins de tout noté, dejà je n’en oublie pas trop au passage ! 😉
pour moi la difficulté réside vraiment à trouver quand même l’outil qui colle vraiment à son mode de perception, d’action , de pensée.
Bien joué, Jean-Noël,
Quel que soit l’outil, c’est effectivement la perception de la valeur personnelle de ton Temps qu’il convient d’aiguiser.
Si tu ne peux lâcher ton outil informatique, peux-tu t’autoriser à adopter ces deux outils papier EN PLUS ? Le temps de voir si ils améliorent ta perception…
J’adore les mind maps, ça me permet d’y voir plus claire mais la cloud list (que je visualise sur le même principe) me séduit énormément. Après pour ces choses à faire, là je ne comprends pas trop ce que tu demandes. Tu parles dans le cadre des objectifs? ou Bien dans la vie quotidienne?
Dans la vie quotidienne. Tes projets et tes objectifs en font donc partie.
J’utilise aussi les mindmaps et effectivement je vais tester le nuage.