Deux listes complémentaires

Je te propose de commencer la partie pratique avec deux outils complémentaire de la gestion du temps. Le premier est très connu. Le second beaucoup moins, parce qu’il existe sous différentes formes (la forme choisie dans ce programme est relativement nouvelle. Elle est inspirée de certaines pratiques liées au «Bullet Journal».

Comme l’image ci-dessus le suggère, je te propose (dans un premier temps) de te délester de ton outil informatique, sauf si tu en es TRES TRES TRES satisfait.

C’est parti :

Très connue : La TODO-LIST

La TODO-LIST qui consiste à énumérer la liste des choses à faire dans la journée. Puis, au fur et à mesure que ces tâches sont accomplies, tu les barres. Cette technique représente 7 grands intérêts dont l’apport est souvent ignoré :

  1. Notre mémoire est faillible et les sources de distraction sont nombreuses. Une liste toujours présente sous nos yeux a tendance à nous ramener à l’essentiel. Elle peut diminuer le nombre de clics sur l’icône Facebook (et autres procrastinations) de 90% !
  2. Déterminer les choses à faire dans un ordre stratégique est salutaire dans bien des situations, même si l’ordre défini n’est pas obligatoire (et peut donc être changé)
  3. Agir en connaissant l’étape suivante, réduit souvent le temps d’exécution de la tâche en cours
  4. Barrer un travail qui vient d’être fait procure une satisfaction et donc un regain de motivation
  5. En observant la feuille de loin (sans forcément attacher de l’importance aux items), la liste des éléments barrés (dans l’ordre) vont avoir le même effet qu’une barre de progression. Tu peux donc te dire j’en suis à 30%, 60%, 80%… Ce qui encourage grandement à atteindre les 100%.
  6. Le fait de barrer un élément avec un simple trait te permet de relire facilement ce qui se trouve sous le trait. Tu peux donc «réviser» ce qui a été fait si tu penses que des compléments doivent y être associés (par exemple, un coup de fil à une administration est barré, donc tu sais que tu attends un document dans les jours à venir).
  7. La TODO-LIST est un excellent début pour toute personne qui souhaite rééduquer ou améliorer la gestion de son temps. Beaucoup d’autres techniques en dépendent. C’est donc la base. Commencer par la base, permet d’aller plus loin par la suite.

Juste une règle importante : écris jusqu’à 7 tâches sur ta TODO-LIST. Tu peux faire moins, mais pas plus.

Moins connue : CLOUD-LIST

La cloud-list reste une liste de choses à faire. Cependant, elle n’est pas présentée sous forme séquentielle ordonnée, mais sous forme de «nuage»… Les choses à faire sont éparses sur la page.

Si la TODO-LIST est une bonne technique pour ordonner ses actions quotidiennes, la CLOUD-LIST est plus adaptée pour y déposer les tâches de la semaine, voire du mois. Tu y noteras tout ce qui te passe par la tête, même des choses que tu ne feras pas forcément (des idées qui te passent par la tête). De plus, contrairement à la TODO-LIST qui doit tenir compte du temps disponible dans une journée (un nombre de tâches limitées et correctement découpées), la CLOUD-LIST peut contenir aussi bien des petites tâches comme des actions qui nécessitent plusieurs heures.

La disposition en nuage se fait à mesure que tu ajoutes des tâches : plus elles te paraissent prioritaires, plus tu les rapprocheras du centre de ta feuille. Moins elles sont prioritaires, plus tu t’éloigneras vers les bords. L’ordre de priorité n’est donc pas défini de haut en bas, mais du centre vers l’extérieur. Certaines personnes préfèrent des feuilles circulaires aux feuilles rectangulaires A4 (il te faudra un compas et des ciseaux). Il y a aussi les gens qui découpent artistiquement leur feuille pour en faire un nuage.

Les éléments du nuage sont également à barrer. Mais on les barre au moment de les reporter sur la TODO-LIST (et d’autres listes dont nous parlerons plus tard). Le report n’est pas forcément à l’identique. Par exemple, au moment de reporter le projet «Peindre la chambre des enfants» qui ne peut se faire en un seul jour, tu placeras sur ta TODO-LIST la tâche «passer chez Casto pour choisir la peinture». Dans ce cas tu ne barreras pas cet item dans ta CLOUD-LIST, car il s’agit d’un projet composé de plusieurs tâches. Tu ne le barreras de la cloud-list que lorsqu’il sera accompli. Tu peux aussi séparer les actions (acheter la peinture / reboucher les trous / placer la bâche / peindre / etc.) et les placer à différents endroits de ta CLOUD-LIST. C’est à toi de décider et de mixer tout ça à ta convenance, et selon une stratégie qui t’appartient

La CLOUD-LIST convient aux artistes qui ont besoin d’une bonne dose de liberté et de créativité dans leur gestion du temps. Beaucoup de gens pensent que c’est une perte de temps, mais c’est mal connaître la psyché humaine. C’est comme s’ils critiquaient un collègue qui commence sa journée en écoutant le 4ème mouvement de «La symphonie du nouveau monde». Le morceau dure environ 12 minutes, ce qui fait qu’il perd (selon certains) 12 minutes par jour… Or dans les faits, une fois la musique écoutée, il est 2 fois plus rapide qu’eux… Il n’a donc pas perdu 12 minutes, il a gagné 7 heures !

L’avantage de la CLOUD-LIST est qu’elle permet d’ajouter des items à volonté, parfois en écrivant plus petit et en leur frayant une place… Le positionnement des tâches désignant leur ordre de priorité, tu peux insérer une nouvelle priorité, sans refaire une liste ou à avoir recours à une gomme.

Périodiquement, tu seras amené à refaire ta CLOUD-LIST, car ce qui n’était pas prioritaire au début du mois trouvera naturellement sa place (ou pas) au centre de la feuille à la fin du mois.

Je te propose de t’y mettre tout de suite ! Commence par la CLOUD-LIST, et lorsque tu commenceras à réduire le rythme des choses à faire, reporte ce qui est à faire dès demain matin (ou aujourd’hui, si tu lis cet article le matin).

Et donne-moi de nouvelles ! Ça donne quoi cette histoire ? Dans ta tête comme entre tes mains. Puis dans quelques jours, dans ton cœur.

A++

Stéphane

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